Sembra semplice a dirsi, ma senza gli strumenti giusti quando si ha la necessità di lavorare in team e in modalità mobile è l’efficienza a rimetterci e si rischia di ritrovarsi persi tra telefonate, app di messaggistica e email (o sarebbe meglio dire giri di email con numero crescente di destinatari in copia).
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Slack
E' una piattaforma che nasce dal team di Flickr come strumento di connessione e comunicazione interna e che ha la logica dei canali IRC. In pratica all’interno del vostro spazio aziendale potrete aprire dei canali di discussione dedicati ai vari sviluppi o legati alle diverse aree aziendali. Decidete voi come organizzarli. Di certo, una volta che avrete cominciato a usarlo, le email con il team diventeranno solo un ricordo. Punti di forza: oltre alla semplicità di uso, le integrazioni con piattaforme di terze parti che di fatto vi evitano di uscire da Slack o perdere traccia di contenuti presenti su canali esterni come Google Drive. L’app è disponibile anche da mobile.
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Dropbox/ Google Drive/ OneDrive (e relativa gestione di documenti condivisi)
Se avete bisogno di una repository molto probabilmente userete un servizio di online storage. Dropbox & Co. offrono sia piani base che business, cercando di coniugare repository e strumenti di creazione di documenti online (Dropbox ha di recente lanciato Paper.) Punti di forza: dispongono di un client locale che vi evita di dover accedere ogni volta alla versione Web e che v aiuta mantenere sempre aggiornati i documenti. Sono semplici da usare, relativamente poco costosi e diffusissimi. Naturalmente è possibile accedere ai file anche da mobile attraverso le relative app.
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WeTransfer
Piattaforma per lo scambio file, utilissima quando si tratta di trasferire file di ampie dimensioni o, soprattutto, quando non si necessita di un luogo di condivisione a lungo termine. In altre parole, la piattaforma ideale se dovete inviare qualcosa a un cliente senza l’ingombro di una (pesante) cartella che vi occuperebbe spazio utile all’interno dei servizi citati sopra. Punti di forza: non richiede registrazioni, è gratuito fino a 2G e il link per il download dura una settimana (quindi i destinatari hanno tutto il tempo di scaricarlo).
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Skype / Hangout
Il primo è ormai da anni lo strumento di comunicazione business per eccellenza. Vuoi per la grande diffusione, vuoi per la semplicità d’uso, Skype è di solito il mezzo di comunicazione preferito per call di lavoro. In realtà è anche un utile strumento di messaggistica e con i recenti update delle app mobile è diventato sempre più veloce. In alternativa potete usare Google Hangout, che ha performance straordinarie soprattutto in video call. Punti di forza: consentono di abbattere i costi di comunicazione via telefono e di collegare più persone.
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Trello
Da Basecamp in poi e passando per Asana negli ultimi anni è stato un fiorire di piattaforme di task e project management. Trello sposta però il focus completamente sui task e sul processo di gestione e assegnazione degli stessi. I task, sono organizzati in card a loro volta raggruppate in board. Se state pensando a dei post-it da spostare su un muro avete perfettamente capito come funziona Trello. Punti di forza: intuitivo, integrabile con tool di terze parti e decisamente semplice da usare.
Lavorare in team grazie alle piattaforme online, facile vero? In realtà ci sono ancora due aspetti da considerare:
- Non tutte le piattaforme vanno bene per tutti i team: banalmente, potreste scoprire che Slack non fa per voi o magari non vi fidate di Dropbox. Testate, insieme, varie soluzioni.
- Evitate le distrazioni: i gruppi Facebook (e simili) non sono un strumento di lavoro. Quante volte vi siete distratti con una notifica o il messaggio chat di un amico?
A dire smart working si fa presto, ma è dai processi che bisogna partire. Prendetevi tempo per creare l’ambiente giusto: lo recupererete tutto, fidatevi.
Grazie a Emanuela Zaccone (Digitalic) per il contributo.