Transition numérique : l’importance de la formation

15 Novembre 2017

3 min de lecture

On évoque souvent la transition numérique du point de vue des équipes IT, voire des décideurs métier. Mais attention à ne pas oublier les utilisateurs. Si le numérique fait déjà partie de leur quotidien, cela ne signifie pas pour autant qu’ils soient prêts à adopter n’importe quelle technologie en un claquement de doigt.

Transition numérique : l’importance de la formation (Desktop)

Bonne nouvelle ! Vous avez parfaitement réussi votre déploiement. Tout a été minutieusement planifié et le projet s’est déroulé sans anicroches. La nouvelle solution est en place et prête à démontrer sa valeur business. Sauf que personne ne l’utilise. Cette situation que nombre d’entreprises ont pu connaître, est le signe flagrant qu’une étape de la transition a été négligée : la formation.

  1. La clé de la réussite

    Tout le monde aura pu le constater, le numérique prend une place de plus en plus importante dans les processus d’entreprise ; ce qui était physique devient digital, ce qui était manuel devient automatique, ce qui était isolé devient connecté. Mais cette transition ne doit pas pour autant se faire à marche forcée. Si les utilisateurs n’adhèrent pas à un nouveau système, celui-ci sera délaissé. Au mieux, il deviendra une vitrine technologique sans valeur business. Au pire, il ralentira l’activité de l’entreprise et générera des demandes d’assistance permanentes. L’adoption est la clé d’un projet numérique réussi. Sensibilisation et formation doivent donc être inscrites au cœur de la transformation. En voici quelque étapes clés.

  2. Dresser un état de lieux

    Qui a besoin de quoi ? Tous les utilisateurs n’ont pas besoin du même accompagnement. Inutile d’expliquer le fonctionnement de DropBox à une personne qui l’utilise quotidiennement à titre personnel. En revanche, un processus de dématérialisation peut être complexe à appréhender pour un employé habitué à travailler sur papier depuis des années. Réunions d’équipe, enquêtes en ligne, différentes méthodes sont possibles pour estimer le travail de conduite de changement à réaliser auprès de chaque utilisateur.

  3. Désigner des champions

    Dès lors que vous disposez de la visibilité suffisante, proposez aux utilisateurs les plus matures de devenir les ambassadeurs du projet. Ces derniers pourront ainsi répondre aux interrogations de leurs proches collaborateurs et servir de relais entre le management et les équipes. Cette démarche doit évidemment être basée sur le volontariat pour être efficace. Elle permet de diffuser l’information de façon plus horizontale et non de manière uniquement descendante.

  4. Mettre en place des ateliers

    Avant même qu’un nouvel outil ne soit mis entre les mains des utilisateurs, il est primordial que ces derniers sachent où ils mettent les pieds. Pour éviter tout sentiment de perte de repère, des ateliers de formation doivent leur permettre de prendre en main et tester la technologie en amont du déploiement. Dans le cas d’un projet de renouvellement de postes de travail par exemple, vous pourrez faire la démonstration de toutes les innovations apportées par un terminal nouvelle génération, comme le HP EliteBook x360, équipé de Windows 10 professionnel, et ses 5 modes d’utilisation. Outre l’apprentissage de la solution, ce sera également pour les responsables du projet l’occasion de recueillir les commentaires et de prendre en compte de nouvelles attentes pour affiner le projet avant le passage en production ou le déploiement.

  5. HP-EliteBook-x360
  6. Penser au MOOC

    Plus souples que les formations en présentiel, les MOOC (massive open online course ou formation en ligne ouverte à tous) peuvent permettre aux employés de sélectionner le cours qui les intéresse, de le visionner quand ils le souhaitent puis de revoir certaines parties non assimilées si besoin. Pour accompagner la migration vers Windows 10 Professionnel par exemple, il est possible de s’appuyer sur le MOOC proposé par Microsoft pour aider les collaborateurs à se familiariser avec l’interface et les nouveaux outils. Le MOOC est l’assurance de pouvoir diffuser très largement et simplement la formation. En revanche, les participants doivent conserver la possibilité de poser toute question complémentaire à un spécialiste, pour ne pas rester sur une incompréhension.

  7. Impliquer les employés tout au long du projet

    La communication ne doit jamais être négligée. Les employés doivent s’approprier la transition numérique et la percevoir comme une évolution naturelle de leurs méthodes de travail. Ils devront pour cela être tenus au courant de l’avancée du projet et invités à donner leur avis autant que possible, en se rapprochant notamment des méthodes de « Continuous Delivery » que l’on trouve dans la conception logicielle. Dans certains cas, il est même possible de faire d’une pierre deux coups, en utilisant la nouvelle solution pour interagir avec les futurs utilisateurs. Si vous prévoyez de déployer un mini-PC comme le HP Elite Slice, organisez des conférences en utilisant un exemplaire afin de mettre en avant ses fonctions de collaboration.